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Die Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten ist dual aufgebaut und dauert drei Jahre. Sie besuchen abwechselnd die Berufsschule und Ihren Ausbildungsbetrieb, sodass Sie die schulischen Inhalte direkt praktisch umzusetzen lernen. Gute Noten ermöglichen es Ihnen, die Ausbildungszeit auf zwei bis zweieinhalb Jahre zu verkürzen. Nachdem Sie die Abschlussprüfung erfolgreich bestanden haben, sind Sie staatlich anerkannte/r Verwaltungsfachangestellte/r.
Es ist kein bestimmter Schulabschluss vorgegeben, doch die meisten Bewerber haben entweder die Mittlere Reife oder das Abitur. Auch mit einem sehr guten Hauptschulabschluss haben Sie gute Chancen, das Auswahlverfahren zu bestehen und einen Ausbildungsplatz zu bekommen.
Im dritten Lehrjahr entscheiden Sie sich für eine der folgenden Fachrichtungen, auf die Sie sich spezialisieren möchten:
Für die Arbeit als Verwaltungsfachangestellte/r sollten Sie zuallererst ein Organisationstalent sein. Sie brauchen ein Interesse an Zahlen und Gesetzen und die Bereitschaft, stets etwas Neues dazuzulernen. Verschwiegenheit und eine genaue und sorgfältige Arbeitsweise sind ebenfalls wichtig, da Sie mit offiziellen Dokumenten und mit Menschen arbeiten.
Im Umgang mit Ihren Mitmenschen sollten Sie geduldig sein und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren können. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind von Vorteil und bringen Sie im Arbeitsalltag weiter. Zudem sind Kenntnisse in den Fächern Deutsch, Mathematik, Politik / Sozialkunde und Wirtschaft eine gute Voraussetzung für die Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten.
Das Durchschnittsgehalt von Verwaltungsfachangestellten liegt bei 3.700 € brutto im Monat. Im deutschlandweiten Vergleich ist das ein guter Verdienst – auch schon in den Lehrjahren. Je nach Bundesland gibt es unterschiedliche Gehaltstabellen, die Ihnen zeigen, wie viel Sie in diesem Beruf verdienen können. Sie werden nach Tarifvertrag bezahlt, wo genau festgelegt ist, wie viel Sie monatlich erhalten und wann es Gehaltserhöhungen gibt.
Während der Ausbildung: Da Sie die Ausbildung in verschiedenen Einrichtungen absolvieren können, unterscheidet sich die Ausbildungsvergütung minimal, doch durchschnittlich werden Sie im ersten Lehrjahr 1.040 € brutto pro Monat erhalten. Im zweiten Jahr erhöht sich Ihr Verdienst auf etwa 1.090 € brutto und im dritten Ausbildungsjahr verdienen Sie ca. 1.140 € im Monat.
Als Berufseinsteiger: Ihr Einstiegsgehalt liegt bei ca. 2.400 € bis 3.100 € brutto monatlich und steigert sich im Laufe der Jahre und mit zunehmender Verantwortung und Erfahrung. Die Größe Ihrer Behörde spielt hier häufig eine Rolle, doch es ist nicht immer ratsam, nur nach der Höhe des Gehalts zu gehen. Oftmals haben Sie in kleineren Büros ein familiäreres Umfeld, in dem es leichter fällt, den Einstieg in den Beruf zu finden und Ihre Kompetenzen auszubauen.
Mit Berufserfahrung: Nach etwa fünf Jahren im Beruf verdienen Sie rund 3.300 € brutto pro Monat und nach zehn Jahren sollten Sie etwa 3.700 € erhalten. Das ist ein Jahresgehalt von 44.400 € brutto. Abhängig davon, wie viel Berufserfahrung Sie haben, wie groß Ihre Behörde ist und welche Tätigkeiten Sie in Ihrer Fachrichtung ausüben, kann Ihr Gehalt höher ausfallen. In der Finanzverwaltung und in der Öffentlichkeitsarbeit werden Sie in der Regel besser bezahlt als in der Verwaltung eines Bürgerbüros oder im Straßenverkehrsamt.
Mithilfe von Weiterbildungen können Sie Ihren Verdienst auf über 4.000 € brutto steigern. Ein Fachwirt verdient zum Beispiel rund 4.600 € im Monat. Ein Studium hilft Ihnen ebenfalls, in eine höhere Verdienstklasse aufzusteigen und Führungspositionen zu übernehmen oder verbeamtet zu werden.
Das Berufsbild der/des Verwaltungsfachangestellten ist vielfältig und facettenreich. Es kommt darauf an, auf welches Gebiet Sie sich spezialisiert haben und in welcher Behörde Sie arbeiten, doch generell kümmern Sie sich um Aktenführung, Datenerhebung, An- und Ummeldungen und alle weiteren Verwaltungsaufgaben, die täglich anfallen. Sie beraten Bürger, erteilen Auskünfte und sind in der Sachbearbeitung tätig. In der Finanzabteilung stellen Sie Ihre mathematischen Fähigkeiten unter Beweis und Sie kümmern sich um die tägliche Organisation Ihres Amtes.
Während der Ausbildung lernen Sie die theoretischen Grundlagen des Berufsbildes kennen und befassen sich mit Themen der Organisation, der Wirtschaftslehre, des öffentlichen Rechtes und den kaufmännischen Tätigkeiten, die auf Sie zukommen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie verschiedene Dienststellen durchlaufen, um Aufgaben und Struktur der Verwaltung kennenzulernen und Ihnen dabei zu helfen, sich für einen Fachbereich zu entscheiden.
Mögliche Ämter sind zum Beispiel das Sozialamt, der Bürgerservice oder die Agentur für Arbeit. Sie lernen Personalakten zu führen, Gehälter und Bezüge zu errechnen, Rechnungen zu erstellen und Bescheide zu prüfen und werden Sitzungen vorbereiten und die Personalplanung durchführen. Dazu kommen der Schriftverkehr mit anderen Ämtern und die Grundlagen von Arbeitsrecht und Steuerrecht, sowie die Anmeldung verschiedener Unternehmen. Zudem befassen Sie sich mit der Beratung von und dem Umgang mit Bürgern.
Im Berufsleben kümmern Sie sich um die Beratung von Personen und Organisationen und helfen dabei, Anträge und Bescheide auszufüllen. Sie benötigen hier außerdem regelmäßig Ihre Kenntnisse der Rechtslage und der Gesetze und informieren bei Bedarf Bürger darüber, was auf Ihren bestimmten Fall zutrifft.
Zudem bearbeiten Sie Rechnungen, Anträge, Baugenehmigungen und Personalangelegenheiten und erstellen Urkunden und ähnliches. Für Ummeldungen, die Verlängerung des Personalausweises oder die Beantragung von Sozialhilfeleistungen sind Sie ebenfalls zuständig. Bei der Organisation des Verwaltungsamtes helfen Sie dabei, Sitzungen vorzubereiten, Protokolle zu führen und neue Beschlüsse umzusetzen. Sie planen Projekte, beschaffen Materialien und kümmern sich um den Schriftverkehr mit Behörden und Bürgern.
Des Weiteren sind Verwaltungsfachangestellte in der Personalverwaltung tätig und übernehmen die Büroleitung. Das heißt, Sie stellen neues Personal ein oder entlassen Mitarbeiter, kümmern sich um Löhne und Bezüge und erstellen Haushaltspläne und Wirtschaftspläne für Ihre Vorgesetzten.
Im Überblick:
Bürgerverwaltung: Einwohnermeldewesen, Gewährung von Sozialhilfe, Gewerbeanmeldung, Bearbeitung von Bauanträgen, etc.
Intern: Kaufmännische Aufgaben, Planung und Vorbereitung von Sitzungen, Ausführung von Beschlüssen und Wirtschaftsplänen, etc.
Personalverwaltung: Führen von Personalakten, Berechnung von Gehältern, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung, etc.
Je nachdem, auf welches Fachgebiet Sie sich in der Ausbildung spezialisiert haben, können Sie in verschiedenen Behörden und Ämtern einen Job finden. Dazu gehören zum Beispiel Landratsämter, Bürgerverwaltungen, Bau- oder Kulturämter und Gemeinde- und Kreisverwaltungen. Doch auch in Universitäten, in der Bundesverwaltung, in der Kirchenverwaltung oder in Industrie- und Handelskammern können Sie einen Job finden.
Den Großteil Ihrer Zeit verbringen Verwaltungsfachangestellte in Büros, am Computer oder am Schalter. Für gewöhnlich haben Sie einen geregelten Arbeitsalltag und eine 40-Stunden-Woche und arbeiten von Montag bis Freitag. Sie können auch gut in Teilzeit arbeiten. Ihre Arbeitskleidung sollte stets gepflegt und seriös aussehen, kann dabei jedoch durchaus leger ausfallen.
Ihre Karrierechancen als Verwaltungsfachangestellte/r stehen sehr gut und Sie haben nach der abgeschlossenen Ausbildung mehrere Weiterbildungen zur Auswahl, die Sie in Ihrem Beruf voranbringen. So zum Beispiel Fortbildungen zu den folgenden Themenbereichen:
Aufstiegsweiterbildungen helfen Ihnen, höhere Tarifstufen zu erreichen und komplexere Aufgaben zu übernehmen. Den Betriebswirt der Verwaltung können Sie innerhalb eines Jahres abschließen und anschließend Verwaltungsaufgaben in öffentlichen Einrichtungen und Personalverantwortung übernehmen.
Ein Fachwirt der Verwaltung dauert drei Jahre und lässt Sie Aufgaben als Sachbearbeiter des gehobenen Verwaltungsdienstes ausführen und leitende Funktionen übernehmen. Als andere Option können Sie ein Studium der Staats- oder Verwaltungswissenschaft absolvieren. Das dauert in der Regel drei bis vier Jahre.
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