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Ein Kaufmann/eine Kauffrau für Büromanagement durchläuft vor seiner/ihrer beruflichen Tätigkeit eine 3-jährige nach dem Berufsbildungsgesetz anerkannte Ausbildung. Diese existiert seit 2014. Sie entstand mit dem Hintergrund, Fachleute mit ganzheitlicher, prozessorientierter Handlungskompetenz heranzubilden. Der Ausbildungsberuf vereint die einstigen Professionen:
Zugang zur Ausbildung fanden im Jahr 2020 im öffentlichen Dienst mit 52 % überwiegend Personen mit Hochschulreife. Chancen, einen Ausbildungsplatz zu erhalten, ergaben sich auch für solche mit der Mittleren Reife und einem guten Notendurchschnitt. Ihr Anteil an denjenigen, die einen Ausbildungsvertrag unterschrieben, betrug 45 %.
In der Industrie und dem Handel hatten im Jahr 2020 47 % der Ausbildungsanfänger/innen die Mittlere Reife. Der Anteil derjenigen mit Hochschulreife betrug 42 %. Den Hauptschulabschluss wiesen 10 % der Lehrlinge nach.
Handwerksbetriebe bevorzugen Auszubildende zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement, die ihre Schullaufbahn mit dem mittleren Bildungsabschluss beendeten. Ihr Anteil lag im Jahr 2020 bei 57 %, derjenigen mit Hochschulreife bei 30 %. 12 % der Ausbildungsanfänger/innen begannen ihre Lehrzeit mit einem Hauptschulabschluss.
Hat der Auszubildende die Volljährigkeit zu Beginn seiner Lehre zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement noch nicht erreicht, unterzieht er sich einer Erstuntersuchung. Danach erhält er eine ärztliche Bescheinigung, welche die geistige und körperliche Eignung bestätigt. Dieses Dokument legt der/die Ausbildungsanfänger/in dem ausbildenden Betrieb mit dem unterschriebenen Ausbildungsvertrag vor. Dieser meldet ihn/sie an der Berufsschule an.
Die Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau ist dual aufgebaut. Die angehenden Kaufleute für Bürokommunikation besuchen an vorbestimmten Tagen die Berufsschule und verbringen die restliche Zeit im Ausbildungsbetrieb. Selten kommt es vor, dass der Berufsschulunterricht im Block stattfindet. Lehrlinge im öffentlichen Dienst erhalten zusätzlich eine dienstbegleitende Unterweisung, die etwa 420 Stunden umfasst.
Zur Mitte der Ausbildungszeit legt der Auszubildende den 1. Teil der Abschlussprüfung ab. Diese fragt die erworbenen Kenntnisse im Prüfungsbereich „informationstechnisches Büromanagement“ ab.
Der 2. Teil der Abschlussprüfung beendet die Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement. Sie besteht aus den zu prüfenden Bereichen:
Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung erhält der Kaufmann/die Kauffrau für Büromanagement Aufgaben übertragen, die er/sie künftig ohne Anleitung selbstständig ausführt. Um den Job zu meistern, bringt die Fachkraft persönliche und fachliche Kompetenzen mit in den Beruf.
Die Fähigkeiten, die ein Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement zur Ausübung der anfallenden Arbeiten benötigt, beginnen bei der Organisation. Die Kaufleute wissen ihren Arbeitsplatz sowie die Tätigkeiten zu organisieren. Dazu gehört es etwa, Geschäftsreisen zu planen. Ihnen fällt es leicht, zwischen unterschiedlichen Arbeiten zu wechseln, was ihre Flexibilität beweist.
Bei Tätigkeiten zur Akquise zeigen sie ihre Fähigkeit, kaufmännisch denken zu können. Sie arbeiten stets kunden- und serviceorientiert. Dabei kommt ihnen ein gutes schriftliches sowie mündliches Ausdrucksvermögen zugute. Dieses benötigen sie insbesondere bei Kundenkontakt im Empfang sowie beim Schriftverkehr.
Arbeitgeber/innen setzen die in der Ausbildung erworbenen Kernkompetenzen voraus. Diese umfassen die Postbearbeitung, die Terminplanung und -Überwachung sowie die Fähigkeiten, die Korrespondenz zu erledigen und Büro- sowie Verwaltungsarbeiten zu aller Zufriedenheit auszuführen. Daneben erwarten die Unternehmen, dass sie für Aufgaben im Personalwesen und in der Buchhaltung die notwendigen Kompetenzen besitzen.
Diese Fähigkeiten reichen nicht aus, um als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement Karriere zu machen. Daher eignen sie sich besondere Kompetenzen an. Diese betreffen etwa die Bereiche:
Kenntnisse zur Erstellung von Präsentationsunterlagen sowie im Zahlungsverkehr und der Textverarbeitung sowie umfangreiche Kenntnisse in den MS-Office-Programmen ergänzen die von den Arbeitgebern/Arbeitgeberinnen erwarteten Skills. In der öffentlichen Verwaltung erweitern sich die Karrierechancen, wenn die Kaufleute für Büromanagement umfassende Kenntnisse im Kassenwesen sowie im Verwaltungsrecht belegen.
Während der Ausbildung:
Auszubildende zum Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement erhalten eine angemessene Vergütung, deren Mindesthöhe das Berufsbildungsgesetz regelt. Tarifgebundene Ausbildungsbetriebe zahlen den Lehrlingen eine Ausbildungsvergütung, deren Höhe sich nach den tarifvertraglichen Vereinbarungen richtet.
Auszubildende bekommen abhängig von der Branche und der Region, in der sich der Ausbildungsbetrieb befindet, die folgenden beispielhaften Vergütungen:
1. Lehrjahr in der Metall- und Elektroindustrie: ca. 976 bis 1.047 € brutto/Monat
1. Lehrjahr im Metallhandwerk: ca. 585 bis 964 € brutto/Monat
1. Lehrjahr im öffentlichen Dienst (kommunal): ca. 1.068 € brutto/Monat
2. Lehrjahr in der Metall- und Elektroindustrie: ca. 1.029 bis 1.102 € brutto/Monat
2. Lehrjahr im Metallhandwerk: ca. 690 bis 1.007 € brutto/Monat
2. Lehrjahr im öffentlichen Dienst (kommunal): ca. 1.118 € brutto/Monat
3. Lehrjahr in der Metall- und Elektroindustrie: ca. 1.102 bis 1.199 € brutto/Monat
3. Lehrjahr im Metallhandwerk: ca. 750 bis 1.080 € brutto/Monat
3. Lehrjahr im öffentlichen Dienst (kommunal): ca. 1.164 € brutto/Monat
Als Berufseinsteiger:
Das Einstiegsgehalt für Kaufleute für Büromanagement beträgt in den ersten 5 Jahren ihrer Berufstätigkeit als Fachkraft ca. 1.968 bis ca. 2.000 € brutto/Monat.
Mit Berufserfahrung:
Wer 5 bis 9 Jahre als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement arbeitet, dessen Gehalt steigt auf ca. 2.000 € bis 2.219 € brutto/Monat an. Mit 10 bis 20 Jahren Erfahrung im Beruf beträgt das Einkommen ca. 2.220 bis 2.430 € brutto/Monat. Eine Berufstätigkeit von mehr als 20 Jahren lässt ein Gehalt von bis zu ca. 2.628 € brutto erwarten.
Die Gehälter für Kaufleute für Büromanagement hängen stark von der Region ab, in der sich das Unternehmen befindet. Nach Zahlen der Bundesagentur für Arbeit ist der durchschnittliche Verdienst für diese Profession in Hessen mit 3.147 € brutto/Monat am höchsten. In Sachsen-Anhalt beträgt es 2.350 € brutto/Monat. Hier sind die niedrigsten Verdienste zu verzeichnen.
Die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, beeinflusst zudem die Gehaltshöhe. In der Chemiebranche erhalten Kaufleute für Büromanagement durchschnittlich 3.127 € brutto/Monat. Im Grundstücks- und Wohnungswesen verdienen die Fachleute fürs Büro mit einer Differenz von beinahe 45 % durchschnittlich 2.162 € brutto/Monat.
Neben diesen Einflussfaktoren kommen dem Fachwissen und dem Verantwortungsbereich eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Welche Aufgaben Kaufleute für Büromanagement üblicherweise übernehmen, klärt der nächste Abschnitt dieses Artikels.
Während der Ausbildung:
In seiner/ihrer Ausbildungszeit macht sich der Kaufmann/die Kauffrau für Büromanagement mit den charakteristischen Aufgaben seiner Profession vertraut. Dazu gehören Tätigkeiten am Empfang, das Beantworten von E-Mails und Arbeiten mit den gängigen MS-Office-Programmen wie Excel und Word. Ebenso zählt das Telefonieren zu den Aufgaben, die bereits Auszubildende im ersten Lehrjahr übernehmen.
Die Verantwortung und der Tätigkeitsbereich steigen mit wachsender Erfahrung. Im dritten Lehrjahr trauen die Arbeitgeber/innen ihrem beruflichen Nachwuchs zu, Aufgaben im Bereich Finanzierung zu übernehmen. Dazu zählt das Erstellen von Rechnungen und Monatsabschlüssen.
Neben diesen Tätigkeiten, die auch ausgelernten Kaufleuten für Bürokommunikation zukommen, gehört es zu den Pflichten der Auszubildenden, ihr Berichtsheft zu führen. Sie verpflichten sich, ihre Kompetenzen in der Theorie und Praxis mindestens in dem Maß zu erweitern, dass sie beide Teile der Abschlussprüfung bestehen.
Im Berufsleben:
Das Berufsleben eines Kaufmannes/einer Kauffrau für Büromanagement ähnelt im Wesentlichen dem der Auszubildenden gegen Ende ihrer Lehrzeit. Sie planen Events, befassen sich mit buchhalterischen und die Finanzen betreffenden Aufgaben wie das Überwachen von Zahlungsein- und -ausgängen. Ihnen obliegt es, Statistiken zu erstellen und die Korrespondenz zu erledigen.
Zum Berufsbild der Kaufleute für Büromanagement gehört das Erstellen von Präsentationen. Sie befassen sich mit jeglichen Büroarbeiten, zu denen das Kopieren von Dokumenten, die Ablage und das Frankieren der ausgehenden Post gehört. Zudem kümmern sie sich um den Posteingang.
Ein Kaufmann/eine Kauffrau für Büromanagement findet in beinahe allen Branchen einen Tätigkeitsbereich. Sie arbeiten etwa im Finanzwesen, im öffentlichen Dienst, im Gesundheitswesen oder in der Logistik. Ebenso benötigen Versicherungen Fachleute, die ihre Büros managen.
Ihre Tätigkeitsbereiche liegen im Gebäudeinneren wie in Büro- und Veranstaltungsräumen, am Empfang sowie an Serviceschaltern. In der Küche bereiten sie Getränke und Snacks zur Bewirtung der Gäste vor. Mit einer gepflegten Erscheinung und angemessener Businesskleidung repräsentieren sie das Unternehmen. Sie arbeiten mit moderner Büroausstattung wie Computern, Druckern, Faxgeräten und Telefonanlagen.
Hegt der Kaufmann oder die Kauffrau für Büromanagement Karriereabsichten, bieten Aufstiegsweiterbildungen eine Perspektive, um zu einem späteren Zeitpunkt Führungsaufgaben zu übernehmen und ein höheres Einkommen zu erarbeiten. Dieses Ziel erreichen die Kaufleute durch eine Weiterbildung zum/zur:
Weitere Chancen als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement beruflich aufzusteigen ergeben sich durch ein Studium. Sinnvolle Studienfächer sind etwa die Betriebswirtschaftslehre sowie die Handelsbetriebswirtschaft oder die Industriebetriebswirtschaft.
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